21 червня 2011 року набула чинності постанова Кабміну від 25 травня 2011 року №616, якою затверджено Положення про Державний реєстр баз персональних даних і порядок його ведення.
Реєстр є єдиною інформаційною системою збору, накопичення і обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних і ведеться з метою реалізації держполітики у сфері захисту персональних даних.
Реєстр веде Держслужба з питань захисту персональних даних (ДСЗПД), підконтрольна Міністерству юстиції. Вона була створена під час проведення адмінреформи в грудні 2010 року.
Адміністратором Реєстру виступає держпідприємство «Інформаційний центр» Мінюсту. Адміністратор забезпечує технічне і технологічне створення і супровід програмного забезпечення Реєстру, надання доступу до нього, збереження і захист даних, що містяться в Реєстрі.
Реєстрація баз персональних даних та внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних здійснюється відповідно до I, Положення про Державний реєстр баз персональних даних та порядок його ведення, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 №616, за формами та згідно з та про внесення змін до відомостей Державного реєстру баз персональних даних, що затверджені
Державній реєстрації підлягають усі бази персональних даних в електронному вигляді та/або в картотеках, в яких обробляються персональні дані, незалежно від обсягу та форми їх застосування, виду діяльності. При цьому, щодо кожної бази даних, яка перебуває у володінні заявника, подається окрема заява.
Для реєстрації бази персональних даних, уповноваженому державному органу з питань захисту персональних даних, подається
Заява про реєстрацію бази персональних даних повинна містити інформацію про володільця та розпорядників бази персональних даних, інформацію про базу даних та місце її знаходження, а також підтвердження зобов’язання стосовно виконання вимог законодавства щодо захисту персональних даних.
Про кожну зміну вищезазначених відомостей, не пізніш як протягом десяти робочих днів з дня настання такої зміни, володілець бази персональних даних зобов'язаний повідомляти уповноважений державний орган з питань захисту персональних даних шляхом подання .
Заява подається в паперовій формі (бажано, з наданням електронної копії) або у формі електронного документа на електронну пошту відповідно до вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис». При цьому, ДСЗПД обробляє заяви у формі електронного документу, підписані володільцями, що отримують послуги електронного цифрового підпису (ЕЦП) у , які надали у розпорядження ДСЗПД надійні засоби ЕЦП.
